La riforma Cartabia (D.Lgs. 149/2022), in attuazione della L. 206/2021, ha introdotto nel D.Lgs. 28/2010 il nuovo art. 8-bis, che disciplina in modo organico la mediazione telematica.

Con questa modalità, l’intera procedura di mediazione si svolge online. Gli incontri avvengono tramite collegamento audiovisivo da remoto, con piena udibilità e visibilità reciproca tra parti, avvocati e mediatore. Tutti gli atti (domanda, verbali, eventuali consulenze, accordo) sono documenti informatici, formati e sottoscritti nel rispetto del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD, D.Lgs. 82/2005). Il verbale finale e l’accordo devono costituire un unico documento nativo digitale, firmato dalle parti e dagli avvocati con firma digitale o elettronica qualificata, e successivamente dal mediatore.

Gli organismi di mediazione che offrono il servizio telematico sono tenuti a dotarsi di una piattaforma che consenta collegamenti sicuri, sessioni separate riservate e scambio di documenti, nonché di un sistema di conservazione digitale di tutti gli atti di mediazione, conforme all’art. 43 CAD e alle Linee guida AGID, tale da garantire autenticità, integrità e leggibilità nel tempo della documentazione.

Lo studio distingue, in particolare, fra mediazione telematica “pura” e mediazione telematica “mista”.

Per mediazione telematica “pura” (art. 8-bis) si intende quella nella quale l’intero procedimento è digitale: tutti gli incontri si tengono in videocollegamento, l’intera documentazione è formata e gestita in modalità informatica e l’accordo finale è un documento nativo digitale, sottoscritto con firma digitale o qualificata da tutte le parti, dai loro avvocati e dal mediatore. Anche nel caso in cui le parti decidano comunque di recarsi fisicamente presso l’organismo, la documentazione resta solo in formato digitale.

Si parla invece di mediazione telematica “mista” quando la procedura segue il modello “ordinario”, ma una o più sessioni si svolgono da remoto. In questo caso la documentazione può essere formata in parte digitale e in parte cartacea (verbali, allegati, accordo), e non si applica integralmente la disciplina dell’art. 8-bis, bensì quella generale sulla mediazione, con maggiori margini di scelta sulle modalità di redazione e sottoscrizione degli atti.

In ogni caso è necessario l’accordo delle parti per svolgere la mediazione in modalità telematica: la legge non impone la mediazione online in via unilaterale, ma la offre come alternativa strutturata rispetto al modello tradizionale in presenza.

La mediazione telematica presenta numerosi vantaggi pratici.

Anzitutto, riduce spostamenti e costi logistici, permettendo a parti e avvocati di collegarsi da luoghi diversi. Questo è particolarmente utile nelle controversie ereditarie con eredi residenti in regioni diverse o all’estero, e più in generale nelle controversie che coinvolgono soggetti lontani fra loro.

In secondo luogo, consente una gestione più rapida e organizzata della documentazione: procure, bozze di accordo, eventuali relazioni tecniche, scambi di osservazioni e verbali possono essere predisposti e condivisi in formato digitale, con tracciabilità delle versioni e minore rischio di smarrimento.

Infine, la mediazione telematica mantiene le garanzie di forma e di prova richieste dalla legge, grazie all’uso della firma digitale o elettronica qualificata e di sistemi di conservazione certificati, che assicurano nel tempo l’autenticità e l’integrità degli atti.

Lo Studio Legale Pedrazzoli è in grado di assistere i propri clienti anche in mediazioni telematiche, sia in qualità di difensori, sia nel coordinamento con organismi di mediazione che dispongono di piattaforme conformi all’art. 8-bis D.Lgs. 28/2010 e al Codice dell’Amministrazione Digitale.